VOTRE TEMPS MÉRITE MIEUX
Administratif, saisies répétitives, relances, suivi client, devis, organisation interne, ressources humaines… Dans une entreprise, de nombreuses tâches sont indispensables mais ne nécessitent pas forcément d’être réalisées manuellement. Détective du Temps Perdu analyse votre fonctionnement, identifie les tâches et processus qui peuvent être automatisés et construit des solutions adaptées à votre organisation.
QUELQUES MINUTES, DES DIZAINES DE FOIS
Ce ne sont pas toujours les grandes tâches qui vous font perdre le plus de temps.
Copier une information d’un outil vers un autre. Envoyer toujours le même e-mail. Vérifier qu’un client a répondu. Relancer un devis. Créer une fiche prospect. Préparer un document. Mettre à jour un tableau. Prévenir un collaborateur. Prises séparément, ces actions semblent anodines. Répétées chaque jour, chaque semaine et par plusieurs personnes, elles finissent par représenter des heures de travail. L’automatisation consiste à identifier ces répétitions et à faire circuler l’information sans intervention humaine lorsqu’elle n’est pas nécessaire.
DES CAS CONCRETS
L’automatisation peut intervenir dans de nombreuses étapes de votre activité.
ADMINISTRATIF — Centralisation d’informations, classement, création de documents et réduction des ressaisies.
PROSPECTION — Collecte et qualification des prospects, création des fiches et préparation du suivi commercial.
SUIVI CLIENT & CRM — Centralisation des informations clients et déclenchement des prochaines actions.
DEVIS & DOCUMENTS — Préparation ou génération de documents à partir des informations déjà disponibles.
RELANCES — Programmation et déclenchement selon les événements ou statuts d’un dossier.
RENDEZ-VOUS — Collecte des informations nécessaires et organisation du suivi.
RH & ORGANISATION INTERNE — Congés, demandes internes, onboarding et processus récurrents.
ALERTES & NOTIFICATIONS — Prévenir automatiquement la bonne personne lorsqu’une action est nécessaire.
Une information saisie une fois peut servir plusieurs fois.
AVANT — Demande client → E-mail reçu → Copie manuelle → Tableau → CRM → E-mail au collaborateur → Rappel manuel → Relance.
APRÈS — Demande client → Information centralisée → Processus automatisé → CRM, notification, document, rendez-vous, relance et suivi.
Le principe n’est pas d’automatiser pour automatiser. Il s’agit d’éviter qu’une même information soit saisie, déplacée, vérifiée ou transmise manuellement plusieurs fois.
Nous ne commençons jamais par choisir un outil.
01 — ENQUÊTER : Comprendre votre fonctionnement réel et les tâches réalisées aujourd’hui.
02 — IDENTIFIER : Repérer les pertes de temps, répétitions, doubles saisies, oublis et points de friction.
03 — PRIORISER : Déterminer ce qui mérite réellement d’être automatisé.
04 — CONSTRUIRE : Mettre en place une solution adaptée à vos outils, vos contraintes et votre organisation.
05 — CONTRÔLER : Tester le fonctionnement, conserver les contrôles humains nécessaires et accompagner la prise en main.
L’automatisation doit simplifier votre entreprise. Jamais la rendre plus compliquée.
Certaines décisions méritent toujours un humain.
Nous distinguons les tâches répétitives qui peuvent être exécutées automatiquement des décisions qui nécessitent votre expérience, votre jugement ou votre relation avec le client. Une automatisation peut préparer un devis. Vous décidez de l’envoyer. Elle peut signaler qu’un client doit être relancé. Vous pouvez décider de la manière de le contacter. La relation humaine reste la vôtre. L’objectif n’est pas de remplacer l’humain. C’est de lui rendre du temps pour ce qui nécessite réellement son attention.
Pas besoin d’être une grande entreprise pour automatiser.
Détective du Temps Perdu accompagne les entrepreneurs solos, les indépendants, les TPE et les PME. Une petite structure peut même avoir particulièrement intérêt à automatiser certaines tâches : lorsqu’une seule personne assume plusieurs fonctions, chaque heure récupérée compte. Les solutions sont dimensionnées selon le fonctionnement réel de l’entreprise. Pas d’usine à gaz. Pas d’automatisation inutile.
Vos outils actuels peuvent parfois déjà faire partie de la solution.
Avant de proposer de nouveaux outils, nous regardons ceux que vous utilisez déjà. Formulaires, e-mails, agendas, bases clients, CRM, documents, tableaux de suivi ou site internet peuvent parfois être connectés afin que les informations circulent automatiquement entre eux. Nous adaptons la technologie au fonctionnement de l’entreprise, et non l’entreprise à la technologie.
Lui aussi peut devenir le point de départ de vos automatisations.
Lorsqu’un prospect remplit un formulaire, réserve un rendez-vous ou effectue une demande depuis votre site, cette information peut devenir le point de départ d’un processus automatisé. Détective du Temps Perdu propose également la création de sites professionnels pensés pour pouvoir communiquer avec les processus de l’entreprise.
Commençons par identifier ce qui mérite réellement d’être automatisé.
Vous n’avez pas besoin de savoir quelle technologie utiliser ni même exactement ce qui peut être automatisé. Commencez simplement par nous montrer comment vous travaillez aujourd’hui. Nous chercherons ensemble les tâches répétitives, les ressaisies, les oublis et les processus qui consomment inutilement votre temps.